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Prolunghe (sia per l’alimentazione che per i cavi “video” del proiettore)
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Adattatori per le prese di corrente (industriale-shucko-normale-magic-ecc.ecc.)
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“ciabatte” per sistemarvi le varie prese necessarie
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Pile di scorta per il microfono (se necessario)
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Pennarelli per la lavagna
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Kit di attrezzi per piccoli interventi “lampo” di emergenza (forbici, nastro isolante, pinzette,
cacciaviti, pinze)
Se la presentazione è di particolare importanza non sarà “assurdo” disporre di un sistema di Backup
completo; il costo di un secondo PC+Proiettore+accessori è minimo rispetto alla possibile perdita di una
trattativa commerciale o di una assegnazione di fondi per la ricerca.
Videocamera e Videoregistratore
A stretto rigore una telecamera e un video registratore non sono strumenti da usare in una presentazione
(salvo il caso in cui non vogliamo proiettare uno spezzone di film particolarmente lungo).
In effetti sono strumenti che non dovrebbero mai mancare nel corredo di un presentatore, ma servono
PRIMA, non durante.
Chiunque voglia affrontare un pubblico deve affrontare il giudizio critico di se stesso: durante una prova
generale (quindi in condizioni “normali”) è bene registrare il proprio intervento, e poi fare una serena e
sana autocritica per tutti gli aspetti che non ci convincono, siano essi legati alla pronuncia, alla
comprensibilità, ai passaggi, alle slide ecc.
Videoregistrarsi è anche utile per poter verificare accuratamente i tempi; non saranno mai precisi come
quelli “in diretta”, ma permetteranno comunque di farsi un idea del ritmo delle slide, degli argomenti e
dell’insieme della presentazione.
Organizzazione
Segreteria
Il problema di disporre di una segreteria ovviamente non riguarda una presentazione singola, della durata
di meno di un’ora, ma diventa via via più importante per non dire determinante se la presentazione fa
parte di una serie o di un convegno della durata di uno o più giorni.
Un banco segreteria, attrezzato per risolvere tutti i piccoli problemi logistici e pratici che possono affliggere
un seminario solleva il presentatore (o i presentatori) dal doversi distrarre dal loro compito primario, che è
quello di tenere le presentazioni.
La segreteria dovrà / potrà occuparsi di tutte le esigenze a contorno, dal coordinamento dei break e dei
lunch, dall’indirizzare i partecipanti verso le varie parti della location (sala presentazioni, guardaroba, area
break, bagni, uscita…) fino a coordinare la chiamata di taxi, la fornitura di indicazioni per gli hotel o i
ristoranti, il tutto, spesso, in più lingue; un suggerimento: la sede della locale Azienda Autonoma del
Turismo sarà probabilmente ben lieta di fornire, gratuitamente, delle cartine topografiche del centro città
da distribuire ai partecipanti che vengono da fuori.
Ovviamente, innanzitutto, la segreteria dovrà procedere all’accredito dei partecipanti, se previsto, e alla
distribuzione del materiale (sempre se previsto); l’organizzazione della segreteria deve essere studiata nei
dettagli in particolare per il suo dimensionamento; in caso di eventi con molti partecipanti di solito il tempo
previsto per la “registrazione” si comprime perché spesso molte persone arrivano “all’ultimo minuto”, e se
si vuole evitare (o quanto meno ridurre al minimo) il “quarto d’ora accademico” è bene che sia la
procedura di registrazione sia molto rapida, sia che il personale addetto sia adeguatamente dimensionato
e formato.
Tutto questo, necessariamente, non deve ricadere sul “presentatore”, altrimenti la distrazione sarà tale da
impedirgli di fare efficacemente il suo lavoro.
Distribuzione del Materiale
Quando qualcuno si reca ad una presentazione ha la “normale” convinzione di tornare via con del
materiale; nei casi più “commerciali” e “ricchi”, si presume la consegna di cartellette, borse a tracolla,
zaini, portablocchi, penne, blocchi per appunti e via via tutta una pletora più o meno infinita di “gadget”
personalizzati con il logo di chi ha organizzato l’evento.
Questo ovviamente solo se l’evento ha una certa rilevanza, o se è organizzato da qualcuno che ha proprio
intenzione di “spendere” per ottenere un ritorno di immagine; l’elenco dei possibili gadget formerebbe
probabilmente un catalogo di parecchie centinaia di pagine, e quindi è qui improponibile; però qualche
consiglio si impone:
