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o
chi ha appena finito di mangiare è in ogni caso meglio “predisposto”
o
è quindi più facile “gestire” eventuali critiche
In particolare è opportuno “gestire” anche il lato alimentazione dei partecipanti; in questo contesto
possiamo definire alcune situazioni “tipiche”:
•
Corso di formazione “tipico”, in aula, della durata da uno a tre-quattro giorni
•
Seminario scientifico di presentazione, con interventi di più relatori, della durata tipica di uno-due
giorni
•
Lo stesso del punto precedente, ma in un contesto multiculturale (presenza di relatori e/o
partecipanti da varie aree del pianeta)
•
Incontro di presentazione di un progetto, o relazione finale di un lavoro, dove è importante, per il
relatore, ottenere una approvazione del lavoro svolto
Gli obiettivi, nei casi esposti, sono significativamente diversi:
•
Lucidità, attenzione, concentrazione
•
Capacità di “sostenere” (da parte degli ascoltatori) una attenzione molto altalenante.
•
Attenzione agli aspetti culturali, religiosi, di usi e costumi…
•
Indurre negli ascoltatori una sensazione di “soddisfazione”, di “compiacimento”, evitando però di
arrivare al torpore post-prandiale.
Quando il numero di ascoltatori è numeroso (in un convegno è auspicabile che siano anche oltre il
centinaio…) si deve necessariamente prevedere la possibile presenza di persone con problemi di
alimentazione (es. celiachia) che hanno un incidenza non trascurabile (per la celiachia viene indicata una
percentuale di 1/100…).
Nella realtà l’aspetto alimentazione viene spesso trascurato dall’organizzatore, o viene lasciato nelle mani
del responsabile logistico (che si affida, il più delle volte, ad un catering sulla base di conoscenze più o
meno dirette e, soprattutto, del prezzo…).
Nel caso di catering (ossia di preparazione degli alimenti non “espressa” sul posto) è molto importante
curare i tempi (se il catering arriva da una distanza di oltre un ora potrebbero esserci anche problemi di
conservazione) e la garanzia di qualità; sarebbe un disastro (e purtroppo non sarebbe il primo) rovinare
un convegno internazionale procurando una intossicazione alimentare ai partecipanti.
Ispezione preliminare
Una regola generale dice che “fidarsi è bene, ma non fidarsi è meglio”.
Talvolta è impossibile, per motivi di distanza, fare una ispezione della location, ma in tutti i casi in cui sia
possibile, sarà bene non trovare scuse banali e verificare di persona quale sia la sistemazione nella quale
faremo la nostra presentazione.
Ci sono decine di cose che possono essere “non ottimali”, e sarebbe assurdo rovinare la nostra
presentazione solo perché ci accorgiamo che il responsabile dell’hotel dove abbiamo prenotato la sala per
“proiettore” intende un proiettore adatto per un film, e non adatto per il nostro portatile dove abbiamo
preparato le slide con tanta cura e fatica.
Per non parlare di tutto quello che abbiamo elencato fin qui: disposizione della sala, tende, luci, sedie,
piante, elementi di distrazione, telefono (staccarlo…) dislocazione dei bagni, frecce che indicano dove è la
“nostra” sala ecc.
Una delle attività da fare, durante l’ispezione, o se non è possibile, comunque prima dell’inizio della
presentazione, è la regolazione del proiettore per le slide.
Un qualsiasi proiettore (anche i più semplici ed elementari) normalmente ha delle regolazioni (quasi tutti
tramite un “menù” comandabile con pochi tasti sull’apparecchio stesso o su un telecomando) per:
•
Dimensione laterale-verticale dello schermo
•
Correzione del “trapezio” (deformazione)
•
Correzione dei colori
•
Correzione della luminosità
Per fare questo lavoro è possibile predisporre, nel file della nostra presentazione, una prima slide con:
•
Layout identico a quello che abbiamo usato nel resto del file
o
Colori (per verificare che siano effettivamente corrispondenti a quelli che noi ci
aspettiamo); eventualmente è da regolare il contrasto e i colori (spesso è disponibile una
correzione RGB separata, per Rosso, Verde, Blu)
o
Sfondo (per verificare che sia “intelligibile” e non fastidioso); eventualmente è da regolare
la luminosità o il contrasto
o
Eventuali loghi e simili di “decoro”
