Come preparare una presentazione di successo - page 71

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5.
Ambiente, supporti e strumenti tecnici
Location
Il luogo dove dovremo effettuare una presentazione è, contrariamente a quanto si potrebbe pensare,
molto importante.
La scelta della “location”, come viene definita nell’ambito aziendale-commerciale, non può essere lasciata
al caso, così come la disposizione e attrezzatura della sala.
Una presentazione di successo dovrà essere predisposta sia ottenendo l’ambiente più adatto allo scopo, o,
qualora ciò non fosse possibile, adattando la presentazione stessa all’ambiente disponibile.
La location può andare da una nuda stanza di riunione disponibile nell’ambiente aziendale o accademico,
fino ad una sala iper-attrezzata in un albergo di lusso in una località esotica dove siano disponibili anche
svaghi e divertimenti per i partecipanti, “ovviamente” fuori dall’orario della presentazione stessa.
L’elemento determinante dovrebbe essere, in ogni caso, l’appropriatezza della sede: è ovvio che si
dovranno preferire sedi accademiche per convegni di tipo scientifico, piuttosto che sedi prestigiose per
convegni di tipo commerciale; la scelta è molto ampia, e soprattutto negli ultimi anni molte nuove
possibilità si sono offerte a quello che ormai è un vero e proprio settore del turismo: il “turismo
congressuale”.
Numerosi sono, poi, gli alberghi che dispongono di sale riunioni e centri convegni su cui tra l’altro
puntano per la ovvia ricaduta in termini di presenze e pernottamenti dei partecipanti al convegno.
E’ opportuno tenere conto, in base alla durata dell’evento, della distanza o meno da centri di attrazione
turistica, shopping, divertimenti e simili dove i partecipanti possano, nell’orario serale, avere un momento
di svago senza eccessivo dispendio di tempo per raggiungerlo; questo è il motivo per cui seminari di più
giorni in ambito residenziale fuori città (ad es. in un agriturismo) richiedono una meticolosa
organizzazione non solo del tempo “produttivo” ma anche del “tempo libero”.
L’importante, per l’organizzatore, dovrebbe essere curare alcuni aspetti talvolta trascurati:
Il parcheggio
La raggiungibilità con mezzi pubblici (metropolitane, autobus)
La segnaletica (specialmente per location fuori dai centri abitati)
La facile accessibilità e distanza dalle principali vie di comunicazione come stazione ferroviaria,
aeroporto, autostrade
Le dimensioni e tipologie di sale disponibili
L’attrezzatura in termini di sistemazione della sala e/o di strumenti di videoproiezione o
attrezzature per la traduzione simultanea (per questi ultimi aspetti esistono, in ogni caso, aziende
attrezzate per predisporre quanto necessario praticamente in qualsiasi location)
Per quanto poi riguarda direttamente il presentatore, indispensabile è una visita preliminare, da fare
almeno due volte: la prima, qualche giorno prima, per “prendere contatto” con l’ambiente, valutare la
disposizione di luci, sala, sedie, tavoli, verificare il tipo e la qualità delle apparecchiature, provare il
microfono, verificare dove sono i bagni…
Da questa prima visita potrebbero derivare una serie di richieste sia per l’organizzazione (una diversa
disposizione dei tavoli o un tipo diverso di sedie) che per chi deve fornire le apparecchiature tecnologiche
(un proiettore più potente, la lampada di ricambio ecc.) per le quali è necessario disporre di almeno
qualche giorno, per avere la possibilità di ottenere quanto richiesto.
Una seconda visita “preliminare” sarà opportuna il giorno stesso della presentazione, prima dell’inizio, per
una verifica finale di funzionalità e disponibilità di tutto quello che è richiesto; il fatto che qualcosa non sia
nel migliore dei modi può essere considerato normale, ma se si è verificato un po’ di tempo prima
l’eventuale “arrabbiatura” sarà già digerita e non disturberà la presentazione (e comunque avremo a
disposizione un minimo di tempo per una soluzione “dell’ultimo minuto”, se possibile).
Un aspetto di carattere generale: è preferibile che la sala non abbia delle attrattive di per se troppo
vistose: fare una presentazione nella Cappella Sistina sarebbe sicuramente molto gratificante e bello, però
siamo sicuri che il pubblico ascolti cosa abbiamo da dire piuttosto che sia distratto dalla meraviglia che gli
incombe sopra la testa ?
L’ambiente dove si tiene la presentazione è molto importante per la sua riuscita: spesso la location è un
“sintomo” dell’importanza e della “qualità” dell’evento stesso; da sottolineare la disponibilità di uno spazio
all’aperto, attrezzato di posacenere, perché il numero dei fumatori, se pur in costante diminuzione negli
ultimi anni, non è affatto azzerato, e chi ha questo “vizio” tenderà, se non trova sbocchi, ad allontanarsi e
quindi a rischiare di non essere presente alla ripresa dei lavori dopo un break.
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